Was Benchmarking kann

Benchmarking ist auf der ganzen Welt eine der effizientesten und beliebtesten Management-Methoden, um Optimierungserfolge wie beispielsweise Kosteneinsparungen, aber auch Qualitätsverbesserungen zu erzielen. Die Grundidee ist, sich an erfolgreichen Mitbewerbern zu orientieren, etwas abzuschauen und es dann in der eigenen Organisation umzusetzen. Lernen von Besseren sozusagen.

Die Schwierigkeit besteht darin, alle Informationen und Daten so auszutauschen, dass sie legal, wahrheitsgemäß und vergleichbar sind. Das Kartellrecht setzt dem Informationsaustausch zwischen Mitbewerbern enge Grenzen, aber wenn es richtig aufgesetzt ist, erhalten die am Benchmarking teilnehmenden Unternehmen einen exakten Standpunkt ihrer Performance und sehen, wie viel besser oder schlechter die Konkurrenz ist. Thematisch gibt es keine Einschränkungen: Umsätze, Kosten, Performance, Auslastung oder Headcount. Dabei gilt jedoch, je sensibler die Information, desto wichtiger ist die Einhaltung der Compliance. Die Kunst besteht also darin, das Benchmarking richtig aufzusetzen. Am Ende muss ein Lernerfolg stehen, daher spreche ich auch oft von Benchlearning. 

Wie läuft gutes Benchmarking ab?

Es gibt verschiedene Formate. Idealerweise gibt es einen runden Tisch  der so genannte Roundtable – mit neutralem Koordinator, der den Prozess führt und die Compliance sicherstellt. Der Koordinator darf keinen Interessenskonflikt haben und ist für eine vertrauensvolle und partnerschaftliche Arbeitsatmosphäre verantwortlich. Alle am Benchmarking teilnehmenden Unternehmen verständigen sich gemeinsam auf Ziele, Termine und schlussendlich konkrete Key Performance Indicators (KPI). Hier kommt der Datenverfügbarkeit eine große Bedeutung zu. Es dauert eine Weile, bis alle Teilnehmenden das gleiche Verständnis der relevanten Daten haben. Dabei helfen natürlich Normen und Standards, aber entscheidend ist schlussendlich, ob alle Teilnehmenden ihre Daten in einer vergleichbaren Struktur und Qualität liefern können. Daher muss man auch mal hinnehmen, von der Norm abzuweichen. Ein wichtiges Learning ist, keine hoch aggregierten KPI abzufragen, sondern hinreichend detailliert zu sein. Des Weiteren sind klassifizierende Daten wichtig wie Alter, Größe, Ausstattung und Service-Level. Es können schnell 100 Daten pro Asset zusammenkommen, daher ist es wichtig, sich in den Zielen zu fokussieren. 

Herausforderung Datenerfassung

Die größte Herausforderung für die Teilnehmenden ist dann die Datenerfassung. Hier sollte man erfahrungsgemäß drei Monate ansetzen. Technisch ist eine Online-Datenbank empfehlenswert, die alle Definitionen anzeigt und automatisch erste Plausibilitätsprüfungen macht. Soll das Benchmarking regelmäßig durchgeführt werden, lohnt es, über IT-Schnittstellen nachzudenken. Weit verbreitet ist dennoch Excel. Alle Daten durchlaufen anschIießend eine zweite Plausibilitätsprüfung – Teilnehmende mit auffälligen Daten werden aktiv aufgefordert, ihre Daten zu prüfen und gegebenenfalls anzupassen. Danach erhalten alle Teilnehmenden ihr Reporting. In einem Roundtable werden die Ergebnisse chiffriert als Ranking angezeigt. So sieht jeder Teilnehmende, wo er in der Rangfolge steht. Und hier beginnt das Benchlearning. Teilnehmende mit erstrebenswerten KPI – so genannte Best Performer – berichten in moderierten Workshops, unter Wahrung der wettbewerbsrechtlichen Grundsätze, wie sie es geschafft haben, diese Ergebnisse zu erzielen. Idealerweise kann das mit einer Besichtigung des Best Performers verbunden werden. Auf diese Weise erhalten die Teilnehmenden am Benchmarking schlussendlich Zielwerte und auch konkrete, praxisnahe Anregungen für die Optimierung der eigenen Organisation.

Eigenständige Rückschlüsse

Ist das Format hingegen limitiert auf einen Vergleich mit der Datenbank eines Benchmark-Anbieters, handelt es sich in gewisser Weise um eine Blackbox. Allgemeingültige Aussagen sind hier schwierig, aber grundsätzlich sollte genau hinterfragt werden, von welchen Unternehmen die Daten stammen und wie aktuell sie sind. Als Ergebnis erhält man in der Regel ein anonymisiertes Reporting, aus dem eigenständig Rückschlüsse abzuleiten sind. Ein Lernen in der Gruppe findet nicht statt. Dieses Format ist daher auch kostengünstiger, manchmal wird es sogar kostenlos angeboten.   

Was sind die konkreten Ergebnisse?

Unsere Kunden bleiben meistens über mehrere Jahre im Benchmarking aktiv. Daher gibt es offensichtlich viele lohnende Erkenntnisse. Aktuell widmen sich unsere Benchmark-Formate häufig Kostenersparnissen im Betrieb, im Energiemanagement und in der Instandhaltung. Aus den Benchmarkergebnissen können die Teilnehmenden beispielsweise ablesen, ob es lohnt, eine FM-Ausschreibung durchzuführen. Hier ist in letzter Zeit deutlich geworden, dass die Einheitspreise überall angestiegen sind. Wer dennoch sparen will, muss beim Service-Level ansetzen. Eine Ausschreibung ist nicht nur aufwändig, sondern könnte sogar kontraproduktiv sein. Will man seinen Vertrag verlängern, aber der Einkauf besteht auf einer unabhängigen Überprüfung, kann man das ebenfalls mit Benchmarkergebnissen sicherstellen.

Gesundes Mittelmaß

In der Instandsetzung und beim Headcount fragen sich viele Unternehmen, was das gesunde Mittelmaß ist. Wer mehr als die Konkurrenz ausgibt, hat Einsparpotenziale. Wer dauerhaft weniger ausgibt, riskiert einen Instandhaltungsstau oder eine Überlastung der Beschäftigten. Viele Teilnehmende nutzen die Benchmarks in diesen Fragestellungen also für die eigene Budgetierung. Mittel- und langfristig können mit den Daten spannende Simulationen erstellt werden. Im Rahmen von NEO Impact Bench haben wir mögliche Energieeffizienzklassen für Bürogebäude simuliert, die Funktionalität des Best-15-Modells gemäß EBPD-Taxonomie und die Angemessenheit des CRREM-Pfades nachgewiesen. Für Forschungsgebäude haben wir 2016 die Schwellenwerte der EnEV-Verbrauchsausweise geliefert. Letztendlich ist also sogar eine Einflussnahme auf Normen und Gesetzgebung möglich. 

Handfeste Argumente

Allen Ergebnissen gemein ist, dass man am Ende des Tages Fakten in den Händen hält. Damit hat man handfeste Argumente, in die Optimierung einzusteigen – sei es mit dem eigenen Team oder mit den Serviceprovidern. Schneidet man beim Benchmarking gut ab, kann man das natürlich kommunizieren – an die Eigentümer und auch an die Mieter. Diese freuen sich garantiert über gute Nachrichten in Zeiten ständig steigender Kosten. 

Ein Gastbeitrag von
Andreas Kühne,
BAUAKADEMIE Unternehmensgruppe